Por: Alberto Cárdenas Aldrete
Chihuahua, Chih., a 18 de enero del 2024.- Recientemente, ha estado mucho en discusión la reducción de la jornada laboral de 48 a 40 horas semanales. Esta reducción del 16% de la jornada representa una preocupación de perdida para la productividad en las empresas. Veamos un enfoque para contrarrestarlo.
Este tema vino a mi mente durante una reunión con Sergio, un cliente que hace poco regresó a Salexperts para una segunda fase de su proyecto y que, además, fue fuente inspiración para el artículo: La vaca flaca (ver artículo del mismo nombre) nos comentó que las reuniones con su equipo de trabajo no tenían un tiempo establecido y duraban horas, a veces hasta 4 o 5. Él se sentía orgulloso de esto, ya que sentía que llevaba las riendas de su negocio cuidando todos los detalles y tomando todas las decisiones. Además de todo el equipo comercial, estas reuniones incluían a otras áreas de apoyo como producción y administrativas, y se realizaban en las horas “doradas” para la labor comercial, o sea entre a partir de las 10:00 am.
En ese momento le expliqué la ley de Parkinson (sin relación con la enfermedad). Como postuló Cyril Parkinson: “El trabajo se expande hasta llenar todo el tiempo disponible hasta su terminación”. Dicho de otra manera, si tienes una tarea que debe completarse en un cierto período de tiempo, tomará todo ese tiempo, independientemente de la complejidad real de la tarea. Un ejemplo es asignar mucho tiempo para una tarea muy sencilla, ocasionando que desarrollemos cuestiones no necesarias como detalles minuciosos no relevantes.
A mí me quedó claro este concepto en los primeros días de la pandemia. Debido a la incorporación abrupta del home office, determinamos establecer juntas diarias de una hora como primera actividad del día para coordinar actividades y mantenernos informados. Incorporando Parkinson y otros conceptos que mencionaré más adelante, esas juntas ahora son de media hora y solo tres días a la semana, es decir, con 70% menos tiempo.
Séneca dijo: No es que tengamos poco tiempo, sino que malgastamos buena parte de él. Vamos a creerle, así que te daré algunos tips para usar el tiempo eficientemente:
Define tus objetivos claramente. Solo de esta manera podrás priorizar tus actividades.
Fija objetivos alcanzables a corto plazo porque cada que vayas realizando alguno te sentirás mejor y eso libera endorfinas que te ayudarán a regular el estrés y la dopamina te motivará para el siguiente objetivo. (Ver artículo: Dopamina para el éxito).
Planifica con base en el tiempo que realmente necesitas para realizar la tarea, no el que tienes disponible. Fija tus propios plazos.
Utiliza técnicas de concentración como Pomodoro y herramientas tecnológicas que faciliten la correcta gestión del tiempo.
Genera un medio ambiente propicio para la productividad: libre de distracciones, videollamadas con cámara encendida o juntas presenciales sin celular.
Convoca a las juntas solo a las personas indispensables. A quienes no lo sean, infórmalas solo en sesiones menos periódicas o mediante el envío de minutas.
Y por último: delega, confía en las capacidades de tu equipo y desarrolla sus habilidades. Ser micromanager es sinónimo de organización estancada.
Sergio implementó algunos de estos consejos en sus juntas. Ahora duran solo una hora, se realizan durante la tarde, ha delegado toma de decisiones y las áreas operativas entran solo la primera media hora. Eficientizo las horas/persona un 75%
Organizando correctamente el tiempo podrás alcanzar productividad en el trabajo, pero también en tu vida personal. Vuelve a leer los consejos, pero pensando en esto, seguramente tendrás un par de buenas ideas para vivir mejor.
Para despedirme, una frase motivacional a mi estilo:
La mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que tú eres el piloto. —Michael Altshuler.
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